Управление знаниями: как это работает?

Человек — это только промежуточное звено, необходимое природе
для создания венца творения: рюмки коньяка с ломтиком лимона.

Большая часть рабочего времени сотрудников любой современной компании, тратится на поиск необходимой информации. Информация, анализ данных и предыдущего опыта, и, конечно же, творческий порыв автора исследования/специалиста/журналиста (нужное подчеркнуть) вот главные источники рабочего вдохновения. Зачастую всем нам приходится изобретать велосипед, потому, что у каждого есть своя система классификации информации, но в глобальном виде система управления знаниями представляет собой «свалку информации».

Причем «свалка информации», свалка не потому что все плохо, а потому, что нет _массового_ спроса на классифицированную информацию. Есть цели, есть инструменты, которые обеспечивают функционал и позволяют решать, практически любые, задачи. Но вот спроса нет.

Есть сотрудники «познавшие дзен», на которых знания уже работают. В качестве примера стоит отметить, административно-финансовый блок ЦЭИ, где типовые документы, формы, контракты настолько отработаны, что все сводится к фундаментальной аналитике и техническому исполнению делопроизводства.

Основной целью реализации стратегии управления знаниями, информацией и данными на 2010-2011 годы стоит построение эффективного механизма публичного создания, использования и обмена знаниями. Результатом станет минимизация влияния негативных факторов, внедрение инструментов web 2.0 в ЦЭИ, развитие Центра, как самообучающейся организации, переход к концепции Enterprise 2.0 при которой информационные массивы структурированы, а информация переходит в знания и работает, принося интеллектуальные и финансовые дивиденды.

«Бутылочным горлышком» в построении системы управления знаниями является совокупность нескольких факторов:

• ­ Документы и информация не структурированы
• ­ Нет спроса на инструменты управления знаниями
• ­ Сотрудники не хотят делиться знаниями с коллегами
• ­ Знания уходят вместе с работниками: отсутствует единое хранилище производственных практик
• ­ Консерватизм мышления
• ­ Нет видения, как дисциплина управления знаниями поможет простому сотруднику
• ­ Нет должного обмена знаниями между отделами/блоками (Привет внутренним коммуникациям. Это не проблема внутренних коммуникаций. Это проблема системы обмена знаниями, и корни тут растут несколько из другого)
• ­ Отсутствуют механизмы interactive team working
• ­ Отсутствует гармонизированная стратегия развития ЦЭИ

Результатами внедрения Стратегии являются:

• ­ Остановка утечки знаний, формализация информационных активов, формирование виртуальной институциональной памяти
• ­ Повышение эффективности бизнес-процессов через снижение временных и человеческих затрат на поиск и обработку информации, подготовку документов (аналитических продуктов, проектных заявок, бюджетов, etc.)
• ­ Вклад в организационную устойчивость посредством обеспечения бесперебойной, совместной и эффективной работы всех отделов и блоков Организации.

Как это работает?

Все это, конечно, хорошо, но как достичь подобных результатов?

Для успешного внедрения системы управления знаниями, безусловно, необходимо провести аудит информационных активов Организации, ведь без оценки текущей ситуации, невозможно получить точку отсчета и составить объективную картину интеллектуального окружения.

Хорошим решением станет проработка механизма обмена информацией между сотрудниками в процессе межличностных коммуникаций. Доподлинно известно, что порядка 70% знаний в организации не формализованы и хранятся только в головах работников. Анализ и кодификация эти знаний позволит перейти на качественно новый уровень и минимизировать зависимость от конкретных кадров.

Детальный аудит знаний позволит классифицировать информацию в соответствии системой KPI (ключевых показателей эффективности), то есть перевести знания в измеряемую категорию. Выявить слияние сопутствующих, финансовых, человеческих, моральных, факторов на эффективность работы с информацией отдельно взятого Homo Intelligentus.

В процессе работы над стратегией был начат аудит знаний, одним из выходных продуктов которого стала карта знаний Центра:

В ходе реализации Стратегии, будет обеспечено комплексное внедрение системы управления знаниями в бизнес процессы Центра, каждый этап развития системы будет характеризоваться формализованными массивами информации. Знания из персонального капитала превратятся в капитал общеоргранизационный – институциональную память.